工作流节点-审批节点


【审批】节点功能: 在工作流程中涉及审批时,需要使用审批节点,在审批通过或者否决后进行相应的数据处理操作,也可以发送通知。可以多人会签/或签审批,也可以多步审批。

本文介绍要点

一、审批节点功能详解

配置步骤概要:

  • 添加审批节点;

  • 选择要审批的对象(即审批哪条记录的数据);

  • 设置流程的审批人和多人审批时的通过方式(会签、或签、按通过比例);

  • 设置审批人在审批时操作权限;

  • 根据审批结果的通过或否决,设置不同的分支流程。

1.1、添加审批节点

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1.2、选择审批对象

即审批哪条记录数据,选择代表此记录的节点即可。

建议修改节点名称,这样在查看时可以快速知晓进行到了哪一步。

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1.3、配置流程审批人

有两种审批人配置方式

  • 自由定义每一步的审批人。

  • 根据部门层级固化审批人,按部门层级逐级审批。

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1)自定义流程审批人

一个审批节点可以理解为某一级别审批人,例如人事经理审批后总经理审批,这是两层审,需要用两个审批节点。

在同一步审批中,一般是1个人审批,也可以是多个人。例如需要某个角色/职位的人审批经办,任意一个人审批即可,这种审批是单步多人审批。

  • 单人审批
    从通讯录选择一个人,或者选择申请人的直属上司,或者选择某个成员字段作为审批人,那么这个审批节点只有一个审批人。

    • 固定审批人

      可以通过通讯录、角色、职位、部门等选择固定的审批人,这样每一个申请流程都是相同的人审批。

    • 动态审批人

      可以根据申请人,或者一个成员字段来确认审批人,例如他的直属上司,或者部门负责人。这样,不同人提交的申请,审批人可能是不同的。

  • 多人审批

    如果审批人选择角色,部门或职位,它们包含有多个人,则此审批节点就是多人审批。也可以直接手动选择多个审批人。

2)按部门层级逐级审批

根据流程触发者所在的部门,逐级向上审批。

  • 审批起点(第一个审批人)

    触发者所在部门的 负责人

  • 审批终点

    如果企业部门层级较多,不需要大BOSS审批,则可以设定基于触发者所在的部门向上的最多审批层级数。

    例如,小王所在的部门是销售1组。如果他的某项审批只需要销售部负责人审批,那就是向上数第3层,选择第3级即可。

    • 总经办
      • 销售部
        • 华东区
          • 销售1组 (小明部门)

    如果需要总经理审批,那么选择最高级(此时选择4级也是一样的效果)

  • 仅主部门负责人需要审批

    明道云支持一人存在多个部门,但有且只有1个主部门。 在审批时,如果勾选此处,则只需主部门负责人审批,如果不勾选,则需要触发者所在的所有部门的负责人审批。

    审批人如何设置为上一步审批人的直属上司

    如果审批流程是多步审批,第二步的审批人需要是第一步审批人的直属上司,或上级部门负责人,则需要通过上一步审批节点来选择。如下图。

部门和部门负责人管理,点此查看

选择按部门逐级审批的方式,如果是API、工作流、公开表单触发的流程,审批节点直接跳过不再执行。

1.4、多人审批的审批方式

例如以下情况,就存在某一级需要多人参与审批:

  • 审批人选择了职位/应用角色,对应有多个人

  • 触发者所在多个部门,需要所有的所在部门部门负责审批

我们提供了4种方式,来决定多人审批的情况怎么样才算通过。

1)或签(一名审批人通过或否决即可)

谁先操作谁说了算,且其他成员也不需再审批。

2)会签(需所有审批人通过)

通过:所有审批人都通过后,才算通过。

否决:有任意一人否决,即为否决。

3)会签(只需一名审批人通过,否决需全员否决)

通过:任何人选择通过时,即为通过。

否决:一人否决不算否决,所有人都否决,此节点才算否决。

如果第一个人选择了否决,那么还不算结束,如果第二个人选择了通过本级审批就算通过了。只有所有人全部否决,这一步才算否决。

4)会签(按比例投票通过)

这也是比较常见的方式,例如某一级审批有5个人,通过率超过60%就算通过,和投票类似。

根据设置的通过比例,计算需通过的人或否决的人。

  • 需要通过人数=成员数量*设定通过率,则向上取整。

    例如,4个人审批,60%以上算通过。通过人数为4*0.6=2.4,取3。即有三个人通过此级审批算通过。

  • 需要否决人数=成员数量-需要通过人数+1

    例如,4个人审批,60%以上算通过。通过人数为3,否决人数为4-3+1=2,表示如果两个人否决了则此级审批不通过。

1.5、审批时的加签、转审、退回

审批人的操作除了选择通过否决外,还可以进行转审、加签、退回、签名认证等操作,也可以直接修改记录内容。

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1) 允许转审

即当前审批人把审批权限转交给他人审批,如果审批流程是 A>B>C,如果A转审给D,则是 A>D>B>C。

2) 允许加签

如果您无法做出决策,或需要他人辅助决策时,可以使用加签功能。加签方式分为【通过后加签】 和 【审批前加签】。

举例: 原审批流程是 A > B > C ,

  • 若 A 选择 【通过后加签】 给 D,那么最终流程就是 A > D > B > C;

  • 若 A 选择 【审批前加签】 给 D,那么D审批后会再让A审批。 最终流程就是 A > D > A > B > C

转审和加签的用户操作界面:

3) 否决时无需填写意见

默认情况下,否决时需要给出否决的原因且必填,如果不需要,勾选此处,审批人在否决直接点击否决按钮即可。

4) 否决后的退回,以及退回后如何处理

如下图,在审批人否决时,可以选择退回到哪一个节点。

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可以选择退回的节点条件:

  • 只有审批节点,填写节点,触发节点才能作为退回节点(时间触发、子流程等不能退回)

  • 退回的节点与该审批节点之间,只允许出现延时、运算、审批、填写、通知节点,否则不能退回。例如,如果中间有更新节点是不能退回的,已经更新的数据也不会再自动改回去。

  • 退回的节点必须在流程的主干中,不能在分支流程里。也就是说,从当前审批节点向上追溯,每一个路径都能找到此退回节点。

  • 当处理完成后的处理方式选择:直接返回审批节点, 只有触发节点和填写节点可作为退回节点。

  • 多人会签时,如果审批方式是【只需一人通过】,则不允许退回。

被退回的节点操作人如何处理

  • 退回到触发节点

    触发者通过工作流消息打开记录,可以修改记录内容再次提交,也可以直接撤回不再进行审批

  • 退回到审批节点

    审批人通过工作流消息打开详情,可以通过审批,或者否决审批。

退回后操作人再次提交,将如何继续审批

  • 自定义审批

    有两种处理方式:重新执行流程和直接返回审批节点

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    • 重新执行流程: 从退回的节点紧邻的下一个节点开始执行流程。

      例如,审批流程为 触发审批节点 > 直属上司审批 > 部门经理审批 > 总监审批。 总监审批时,选择了退回到直属上司审批, 如果这里选择了重新执行流程,那么直属上司再次审批后,需要部门经理审批(直属上司紧邻的下一个节点),然后再总监审批。

    • 直接返回审批节点: 退回到节点重新提交后,直接到被否决的那一个审批节点让其重新审批,即使前面有其他审批节点,也会略过。

      例如,审批流程为 触发审批节点 > 直属上司审批 > 部门经理审批 > 总监审批。 总监审批时,选择了退回到提交审批节点,如果这里选择了执行返回审批节点,那么提交人修改后提交,会直接到总监审批这一步,中间的节点不再执行。

      直接返回审批节点的方式下,审批节点不能作为退回节点。 只有触发节点和填写节点可以作为退回节点,因为审批节点可以否决,就不能保证回到当前节点了。

  • 按部门层级审批

    有3种方式:重新执行流程、返回此节点的第一级、直接返回退回的层级。

    • 重新执行流程

      从退回节点开始再次执行流程。

    • 返回此节点的第一级

      退回到的节点处理人提交后,直接到当前审批节点,从第一级开始审批。即当前审批节点和退回到的节点之间的节点不再执行

    • 直接返回退回的层级

      用户在第三级审批时选择退回给之前的节点。当其他节点处理完毕时,审批会直接流转给第三级,先前的第一、二级负责人不再需要重复审批,从而简化了审批的流转路径。

1.6、审批意见和签名认证设置

在审批时,可以设置审批人是否需要填写审批意见或签名。

如果审批人选择通过,则必须签名。

签名可以快速使用上次签名,签名在流程详情中可以查看,也可以打印出来。

工作流中如何获取审批意见/签名等信息,点此参考

1.7、批量审批/快速审批

勾选后,在我的流程 > 待处理列表中,可以一次审批多条流程。如下图:

如果审批节点中配置了必填字段和审批意见必填,则批量审批时会忽略,无需填写即可直接通过或否决!

1.8、开启限时处理(催办)

可以给当前节点的审批人设置一个时长,在这个时长内审批都属于正常审批,超过这个时长就是超时,超时前可以设定1次或多次的提醒,也可以设定超时一段时间后自动通过审批。

1) 设置截止时刻

晚于截止时刻还未审批,会显示为超时,截止时刻的时间有两种设置方式:

  • 自定义时间

    从到这一步审批任开始,XXX(天、小时、分钟)后算超时。如下图,表示当前审批人的正常审批时间是8小时,超过8小时就算超时。

  • 基于某个日期字段

    可以基于某个日期字段,也可以设定固定的时间。如下图,是基于工作表中一个设定的截止时间字段。

    如果选择的日期字段(无时间部分),则需要手动设置时间。

    2) 设置提醒方式和提醒内容(催办)

    在截止时间前后,如果还未审批,可以自动提醒审批人尽快审批,除了审批人,还有添加其他人督办审批,如审批人的上司。

    如下图:在截止时间前2个小时,提醒审批人和他的上司。

    如果您需要超时前,超时后都通知催办,可以设置多组提醒。

    3) 自动通过审批

    如果审批超时则自动通过。可以设置是截止时刻自动通过,也可以是超时N小时自动通过。

4) 效果示例

如果设置了限时处理,审批人在查看时会剩余时长和超时时长的提醒

  • 剩余时长(截止提醒前查看)

  • 剩余时长(截止提醒后,截止时刻前查看)

  • 超时时长(截止时刻后查看)

  • 超时后自动通过

  • 截止时刻前正常完成

审批催办提醒

1.9、审批人对记录数据的操作权限

  • 审批人在审批记录时,可以单独配置审批人对这条记录的权限,哪些字段不可见,哪些字段必填等等。审批人如果修改了记录数据,也会在日志中显示的。

  • 也可以设置在流程列表中,设定“摘要字段”,便于审批人快速预览。

[!TIP]审批节点配置的记录操作权限,不受审批人在应用的角色权限限制,两者权限没有冲突。可能审批人拥有的角色不能直接进入工作表看到这条审批记录,但是通过工作流的审批节点是可以赋予他这条记录的操作权限的(通知、填写节点类似)

1.10、什么是审批执行人

执行人是这一步审批做出过审批操作(无论是通过和否决)的人,不一定是1个,也可能是多个。 有时,审批人是多个人或签,再进行下一步时,需要根据做出审批结果的人来确定下个审批人,那这个时候就可以用审批执行人了。

  • 最先操作人
    例:A、B、C是同一个审批节点审批人(或签方式),B最先通过/否决,则执行人为B。

  • 转审
    例:A、B是审批人(或签方式),但A转交给C,C直接审批了,B未操作。则执行人为C。

  • 加签

    • 例:A、B、C是审批人(或签方式),B直接进行,在我审批前增加一名审批人D,D表示通过,表单流转回B,B再次表示通过。则执行人为B、D。

    • 例:A、B、C是审批人(或签方式)。B直接进行在我通过后增加一名审批人D,D表示否决,则执行人为D。

1.11、设置通过/否决按钮的名称

审批时,不同企业对于同意/否决的叫法是不一样的,例如有的把通过叫“同意”。审批的通过和不通过按钮默认是【通过】和【否决】,如下图:

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修改名称

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效果

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1.12、根据审批结果,走不同的分支流程

审批节点后,增加分支节点,选择根据审批结果分支,常用于多步审批。

按审批结果中的通过和未通过走不同的流程。

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特别提醒:

如下图,两个审批节点串联在一起, 如果第一个审批节点选择了否决,那么后面的节点都不会再执行。 所以,如果是多人多步审批,请结合分支节点走不同的分支。

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二、审批流程的模型示例

2.1、只有1步审批的流程模型示例

《退换货申请》表中,当有新的退货申请记录提交时,需要相关人进行审批,审批通过则将状态修改为“同意退货”,如果否决,则将状态修改为“拒绝退货”。

错误配置示例

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初学者一般可能按照上图这个方式来配置流程节点,它最终的实现效果如下:

  • 审批通过后,执行下一个节点【更新记录】 。

  • 如果审批不通过,则流程中止,也不会再执行后面的【更新记录】节点。

因为要根据审批结果的不同,更新的内容也是不同的,那么使用一个更新节点肯定是错误的。

如果您的需求是只有通过时执行后续动作,如果是否决则不执行任何操作,那么此配置也是可行的。

正确的配置示例

如上图,审批节点后,需要通过“分支节点”(按审批结果分支)来实现 不同的结果,执行不同的功能节点。

如果审批节点后面紧跟的不是分支节点(按审批结果分支),一旦审批否决,则流程中止,不会再执行后面的节点。

2.2、多步审批的流程模型示例

前面已经讲到,根据审批结果的不同,可以走不同的分支流程。如果审批流程需要第二步审批,那么需要再第一个审批通过后的流程中,继续添加审批节点(第3步审批依次类推)。如下图

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三、真实审批场景的流程配置示范

某公司《费用报销》的流程如下:

  • 1、审批人
    • 少于500元的报销只需申请人的直属上司审批和上司的上司审批;
    • 高于5000元的报销则需要增加总经理审批。
  • 2、自动化处理流程
    • 报销提交后,状态应该自动改为“审批中”;
    • 如果报销申请最终通过,则将审批状态改为“已通过”;
    • 如果被否决,则状态改为“已否决”,并通知申请人。

开始配置

1、触发节点配置

本示例选择的是工作表事件触发,当字段“是否提交” 选择“提交审核”,保存记录后才触发审批流程。

当然,您也可以做成一个自定义按钮,点击按钮后触发流程。

2、修改审核状态

提交审核后,通过更新记录节点自动将记录的审批状态改为“审批中”。

3、直属上司进行审批

4、第1步审批后的流程

使用分支节点,配置通过和否决后的流程。

4.1) 配置被否决的流程

如果第一步审批被否决后,则将状态改为“否决”,并通知申请人,整个流程结束。

4.2) 配置审批通过后流程(第2步审批)

第一步审批通过后,则继续第二步审批,即上司的上司(或上级部门负责人)。

5) 配置第2步审批后的流程

5.1) 配置被否决的动作

和第1步被否决一样,将状态改为“否决”,并通知申请人,整个流程结束。 这个时候可以使用节点的复制功能,快速完成。

5.2) 配置通过后的流程

这个时候需要考虑是否需要总经理审批了,则需要结合分支节点(普通分支)根据报销金额来配置。

  • 如果小于等于500
    则不需要总经理审批。则将审核状态改为 “审核通过”,整个流程结束。如下图。

  • 如果大于500(第3步审批)
    需要增加总经理审批节点,这也是最后一步审批。 这一步审批也可以复制前面流程的节点。

6) 修改流程和节点的名称、描述等。

建议把节点的名称和描述都完善下,为了便于日后维护和出现问题时的排查,同时发送系统通知时也会读取流程和节点的名称。


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