如何创建自动工作流


一条自动化工作流程 由1个触发器 + N个动作节点组成。

  • 触发器或叫触发节点,是工作流能否启动的开关,满足了触发器的条件才能启动流程。

  • 动作节点是流程中自动执行的操作,流程中需要进行的数据操作、通知、审批等任务都需要对应的动作节点来完成。

创建步骤要点

第1步:选择并配置触发方式

第2步:设置流程中需要执行的功能节点

第3步:设置流程执行过程中的配置

第4步:保存并发布流程

第5步:启用流程并测试。

进入工作流管理页面

应用管理员点击"工作流" ,进入此应用下的工作流管理页面。点击 “新建工作流” 开始创建

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一、选择合适的触发方式

触发方式有共5种方式

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1、通过工作表触发: 即当工作表中创建了记录或更改记录数据、删除记录时触即可发流程。

例如:《费用报销》表中有新的记录产生,就触发流程,通知领导进行审批操作。

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2、 定时触发: 您可以设定一个循环周期时间,每当时间到达一个周期时间,都可以执行一次计划动作。

例如:每个工作日的晚上6点, 给同事发送通知提醒:【下班时间到了,别忘了写日报哦】

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3、按日期字段触发: 选择工作表中的一个日期字段组成日期时间表,每当到表中的其中1个时间,就触发流程执行操作。

例如:《员工档案》表中的员工生日(日期字段),每到1个员工的生日当天,就给这个员工发送祝福短信。

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4、人员事件触发: 当组织内有人加入或离职时触发流程。
例如:单独做了一个《员工管理》表,同步管理后台中的人员信息, 当有人员离职时,自动触发流程,在《员工管理》表中将其标记为“已离职”。

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5、Webhook触发: 工作表支持被动接收数据,您其他系统有数据变更后,可以将变更的数据内容推送到平台服务器,服务器接收到推送消息后可以触发工作流,然后自动执行计划的操作(新增一行记录,发送一个通知消息等),从而打通和其他系统的数据对接,提高业务效率。

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二、添加、配置流程中需要执行的功能节点

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29种节点类型介绍

每个节点后,可以继续设置新的节点,直到业务流程结束。

例如:一个申请记录填写后,先审批,在根据数据的不同,通知给不同的人。

就可以设置 :审批节点 》分支 》通知节点 。

如下图: 触发流程 》 审批 》分支 》通知

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三、配置工作流的撤回条件、运行方式、系统错误通知、审批人去重、流程参数等功能

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详情介绍请参考: 点击查看

四、发布或更新发布流程

工作流编排完成后,一定要点击【发布流程】、如果是修改,则点击【更新发布】。

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五、快速测试

流程发布或更新发布后,需要快速测试下是否按期望的效果执行。可以点击【立即执行】,选择一条记录来触发流程。

[!TIP]选择的记录数据必须满足流程触发条件才能立即执行。

支持快速测试的流程类型:

  • 工作表事件触发
  • 定时触发
  • 按日期字段触发
  • 按钮触发

其中、人员事件触发、子流程、Webhook触发等不支持立即执行的测试。

测试细节说明:

1、对于删除记录触发的流程,在测试时并不会删除选择的记录。

2、流程执行后,触发者就是点击测试的人、触发时间就是测试时间。

六、工作流缩略图

可以在左侧点击画布概览图标, 点击拖动预览工作流节点配置情况。

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七、启用工作流或关闭工作流

只有启用工作流,流程才能自动化运行。

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