外部門戶
概述
企業運營過程中,有些業務環節除瞭內部員工間的協作，常常需要和外部用戶進行上下遊協作，比如：
供應商、招投標管理
客戶工單管理
會員信息管理
廠區和送貨司機管理
這些管理和協作的外部用戶，往往隻是單一的場景需要他們參與，而且參與人數眾多或臨時參與。如果要求對方下載APP注冊和協作，推行過程中會很大的睏擾。
針對這種業務場景，我們推齣瞭應用的外部門戶功能，外部門戶支持用戶快速注冊登錄，隻可操作當前應用，其他功能模塊都不可見，極大的方便瞭外部用戶的管理和使用。
外部門戶的特點：
1、注冊登錄簡單快速
- 支持通過手機/郵箱驗證碼快速注冊
- 支持驗證碼、密碼、微信掃碼登錄
2、界麵簡潔
隻可見當前應用，其他模塊不可見，例如協作、消息、通訊錄統統隱藏，界麵簡單不容易操作錯誤。
3、價格低廉
1個外部用戶，1年最低5毛錢。
一、外部門戶的配置和使用
示範場景
外部門戶的可配置模塊主要包括用戶注冊和登錄方式、用戶注冊登錄界麵設置、用戶邀請、審核與管理、角色權限、統計。
我們通過《客服工單》應用來演示外部門戶的使用，需要實現的功能：
- 1、用戶快速注冊登錄
- 2、可以提交工單
- 3、可以修改工單內容
- 4、有新的變更通知給用戶
1、啓用外部門戶功能
進入《客服工單》應用的用戶模塊，點擊右上角啓用外部門戶界麵。
啓用後的界麵：
如何關閉外部門戶
後麵如需暫時關閉外部門戶，可通過門戶設置中關閉，關閉後外部用戶不能再訪問。
2、自定義門戶的訪問域名
外部門戶的默認訪問鏈接為域名+應用ID，可將應用ID部分替換為自定義內容。
僅支持自定義鏈接後綴，前麵的域名不支持修改
隻能輸入數字、字母、中劃綫
不能以中劃綫開頭或結束
至少包含4位字母或數字
不能重復，如果被彆人占用會有提示
刪除自定義域名內容後，恢復為默認值鏈接
3、注冊、登錄的入口鏈接和二維碼
啓用後，即可看到外部門戶的注冊和登錄的鏈接/二維碼。
注冊和登錄是同一個入口，第一次登錄即注冊。
4、設計注冊登錄頁麵
先把注冊登錄頁麵做好看，再讓用戶注冊使用。 依次進入 門戶設置 > 自定義登錄界麵配置頁麵相關元素。
可以配置頁麵的 名稱、LOGO、布局、背景圖或背景色。
保存後，可以手機掃碼或用瀏覽器測試。
手機端：
PC 瀏覽器：
左右結構隻在PC Web端 有效，手機移動端始終是居中結構。
5、設置門戶名稱
一個應用可能隻開放一部分工作錶給外部用戶使用，應用名稱可能不再適閤對外部用戶顯示。
例如，應用《工單管理》，其中開放一個用戶反饋錶給外部用戶使用，外部用戶登錄進入應用後，不適閤顯示為“工單管理”，顯示“用戶反饋”更加貼切。
因此，可以單獨設置門戶名稱，顯示為應用名稱。
內部成員看到的效果：
外部用戶登錄看到的效果：
6、注冊和登錄方式
注冊賬號： 支持手機號和郵箱注冊，作為登錄賬戶名登錄
登錄時： 支持驗證碼、密碼和微信掃碼三種方式登錄。
1）驗證碼
每次登錄都通過驗證碼校驗身份來登錄，第一次登錄發現還未注冊，就是以輸入的手機號或郵箱自動創建對應的賬戶並登錄。
短信驗證碼每條0.05元，郵箱驗證碼每條0.03元。為保證業務不受影響，請保持企業賬戶餘額充足。
2）密碼登錄
完成注冊後，進入個人中心，可以設置登錄密碼。參考
3）微信掃碼登錄
如果組織後臺綁定瞭微信服務號，用戶通過微信掃碼並授權後就可以直接登錄應用瞭。同時支持PC端掃碼登錄。
微信掃碼授權、登錄效果：
掃碼登錄需要是否要先關注微信公眾號
啓用後，如果需要授權微信掃碼登錄，用戶必須先關注服務纔可以。
第一次掃碼時會跳轉到關注服務號界麵引導關注。
4）登錄兩步驗證
開啓後，外部用戶通過賬號密碼或微信掃碼登錄後，需要額外進行驗證碼驗證，驗證通過後纔能成功登錄
5）允許注冊的開始/停止時間
可以設置一個時間段，隻有這個時間段內纔可以注冊。
7、設置訪問應用的身份類彆
由於二維碼和鏈接的傳播性比較廣，因此根據業務需要，對於訪問應用的人可能需要一定的審核限製、確認身份的人纔能訪問應用。
支持三種身份：任何人、通過審核的人、定嚮邀請的人
任何人： 指的是任何人獲取到鏈接都可以登錄注冊後訪問
通過審核的用戶： 開啓審核機製，審核通過纔可以訪問應用。
注冊完成後會提醒用戶需審核，審核完成後短信通知對方。
僅定嚮邀請的用戶： 嚮指定手機號發送邀請，可以逐個邀請，也可以導入批量邀請。
8、允許外部用戶參與記錄討論
不允許討論
外部用戶查看記錄時，沒有消息評論的入口的。
允許討論 - 可見全部討論
組織內人員和外部用戶公用一個討論，討論的信息流放在一起。
外部用戶在PC瀏覽器看到的效果
允許討論 - 不可見內部討論
分為內部和外部兩個討論區，外部用戶不可見內部討論區。發在內部討論區的討論，外部用戶看不到。
內部用戶看到的討論區
內部用戶始終可以看到所有討論。
外部用戶看到的討論區
外部用戶手機端界麵效果
注意事項
如果工作錶的快捷開關中關閉瞭記錄討論，這裏也不能討論。
第1次將可見全部討論切換為不可見內容討論，會將曆史所有的討論歸放在內部討論區，外部用戶不可見，即使是自己發錶的。
有新的討論內容，如何通知外部用戶
當有@或直接迴復外部用戶的內容時，因為外部用戶沒有APP，不能直接收到消息。需要通過微信、短信或郵件自動嚮對方發送通知消息，然後再進入應用交互。
1）如何開啓新討論通知
在基本設置 > 通知設置 下，開啓 [有討論消息時（被提到、被迴復）通知外部用戶]
通知的原理是通過工作流的能力來實現，開啓後會有一個係統工作流等待配置，點擊編輯工作流開始配置。
2）配置發送通知消息工作流
觸發節點不用配置，隻要有新的討論有@外部用戶，或迴復的外部用戶，就會觸發流程。
然後根據需要的通知渠道，添加對應的通知節點
三個節點介紹：
3）配置完成後發布流程
配置完成後，點擊發布，正式啓用通知流程。
然後在此應用下打開一條記錄的討論，@一個外部用戶進行測試。
9、啓用用戶協議和隱私條款
因各門戶的具體業務不同收集的用戶信息不同，請您務必根據公司實際業務重新上傳符閤規定的協議內容。
點擊用戶協議和隱私政策，可以編寫相關內容。
用戶在注冊或登錄時可以看到協議和條款。
10、新用戶注冊通知設置
新用戶注冊、激活時是否通知管理員
開啓後，新注冊的用戶會以站內係統消息的方式通知到管理員。
外部用戶審核結果是否短信通知注冊人
審核通過或拒絕的結果是否以短信的方式通知注冊的外部用戶。
11、是否收集注冊用戶信息
如果用戶注冊時需要收集必要信息，例如真實姓名、郵箱、公司、職位等信息。那麼在用戶第一次注冊登錄後，會進一步要求其填寫信息纔能完成用戶的注冊。
進入“信息收集”菜單，進行配置：
勾選【收集】，則在頁麵中顯示此字段。
第一個是姓名（文本），不能修改和刪除，默認不收集，如果收集則必填。
- 如果您的應用需要真實姓名，建議勾選收集姓名字段。
如需收集更多信息，添加閤適的字段即可，其他字段支持排序和刪除。
這些信息跟著應用走，不同的應用展示的內容可能是不同的。
如果注冊時未填寫收集信息關閉瞭頁麵，則用戶是未激活狀態。如果開啓瞭審核，那麼再次登錄並填寫瞭收集信息後纔進入待審核狀態。
注冊登錄後，需要用戶進一步填寫字段的效果：
12、消息設置
用戶登錄驗證碼、設置密碼驗證碼、邀請用戶注冊、用戶的審核結果（通過/拒絕）會以短信/郵件的方式通知對方。通知內容主要包括兩部分： 短信簽名和內容。
1)短信通知
自定義短信通知需要配置簽名和內容兩部分。短信0.05元/條，自動從企業賬務中心扣費。70字計一條短信，超過70字以67字每條計費。每個標點、空格、英文字母都算一個字。短信實際發送可能有10-20分鍾的延時。
簽名
短信簽名在短信開頭部分，每一條短信都會自動加上簽名。
建議您修改為您的組織名稱或應用名稱或門戶名稱。
此簽名的短信場景：
- 外部用戶注冊、登錄時的驗證碼短信
- 邀請外部用戶注冊的短信
- 外部用戶審核結果（通過/拒絕）的通知短信
短信通知內容
對於邀請、審核通過、審核拒絕的短信通知，可以單獨設置內容。
驗證碼郵件不支持配置內容
2)郵件通知
發送郵件通知的場景主要有:
- 外部用戶注冊、登錄時的驗證碼
- 設置密碼時的驗證碼
- 邀請外部用戶注冊
- 外部用戶審核結果（通過/拒絕）的通知
郵件0.03元/封，發件人郵箱地址為：sender@register.mingdao.com
點擊郵件設置可以設置郵件的主題和內容：
13、查看審批流轉詳情
外部用戶提交的數據可能需要審批，外部用戶不支持作為審批人，但是可以提交數據發起審批。
審批的流轉詳情可以配置是否允許用戶在工作錶記錄中查看(僅支持通過發起審批流程實現的審批流)。
效果：用戶打開記錄後可以看到審批進度。
14、水印設置
啓用水印設置後，外部用戶界麵將顯示當前使用者的姓名+手機號後4位或郵箱前綴
如下圖：
15、外部用戶的名片顯示
內部用戶看外部人員時可能需要顯示其角色名稱，便於快速識彆管理，外部用戶之間，一般不允許互看手機號郵箱，避免信息泄漏風險。
在門戶設置的名片配置中，可以針對組織內用戶和外部用戶分彆設置可看到的信息。
支持配置的字段包含係統字段：手機號、郵箱、角色；信息收集內的字段；字段最多支持顯示6個字段（不包含姓名）
效果：
二、外部用戶管理
1、外部用戶的人員和角色配置
外部人員的角色權限需要單獨配置，和內部常規成員配置不在一個地方，但是角色權限的配置方法和應用角色相同，這裏不再介紹。
和內部常規角色不同的是 ：
外部用戶隻能加入一個角色
外部用戶角色不能直接加人，而是給人分配角色。
默認權限
需要選擇一個 默認角色，用戶注冊後默認分配為此角色。後續可以在用戶列錶中調整其角色。
和常規角色的互相復製
常規角色和外部門戶角配置相同，因此可以互相復製。
也可以從常規角色中復製到外部門戶
2、邀請外部用戶注冊
如果外部用戶不允許公開注冊，則可以定嚮邀請或導入用戶。
邀請人數不多時，直接點擊邀請用戶
邀請用戶較多，則可以Excel導入
導入邀請時，請下載模闆，填充數據後上傳
1.免費版和付費版都贈送100個外部用戶，超齣數量需要購買用戶數。
2.邀請注冊時僅支持邀請中國大陸手機號（+86），其他地區號碼邀請時不發邀請短信，可請對方直接通過外部門戶鏈接地址主動注冊。
3、外部用戶信息管理
1) 查看外部用戶信息
可以通過多種維度對用戶快速的定位查看：
- 角色： 外部用戶角色（非應用角色）
- 狀態： 隻有三種，正常、停用、未激活
- 字段搜索： 根據係統字段和自定義字段進行搜索
- 字段篩選： 根據係統字段和自定義字段進行篩選
- 列顯示： 確定在用戶列錶中顯示哪些字段，包括係統字段和注冊信息收集字段。
2）編輯外部用戶信息
在列錶中，點擊用戶行右側按鈕，可以修改其角色、可用狀態和自定義字段信息。
可以調整用戶的角色
正常的用戶可以修改為停用或注銷
注銷就是刪除賬戶，外部用戶本人也可以主動注銷。
未激活的用戶的操作是重新發送邀請或取消邀請
單擊用戶行記錄打開彈窗可編輯自定義字段信息和調整狀態、角色，係統字段（姓名、手機號、OpenId、注冊時間）不可編輯。
單擊後滑齣的頁麵中顯示的字段和列顯示一緻
4、微信OpenId
在用戶列錶，可以顯示獲取到用戶綁定的微信OpenId，如果為空，錶示此用戶沒有授權微信登錄，隻能通過手機號/郵箱登錄。
如果列錶中沒有OpenId列，可以通過列顯示設置顯示。
5、導齣外部用戶
方法1： 導齣列錶中顯示的所有用戶數據，不顯示的列不會導齣。
如果需要導齣所有外部用戶數據，角色請選擇所有角色，不要進行搜索和其他篩選。
方法2： 勾選部分用戶導齣
6、調整外部用戶狀態/刪除外部用戶
對於外部用戶的賬戶，可以進行啓用、停用和注銷（刪除）幾種操作。
單個用戶操作
對於單個賬戶的操作，可以直接切換為正常狀態或停用狀態，或注銷刪除（即刪除賬戶）
批量操作
外部用戶本人也可以主動注銷。
7、用戶審核和免審名單
如果可訪問應用身份是審核過的用戶，則新用戶注冊後需要讓管理員審核。
也可以提前設置好免審名單，用戶注冊後自動通過審核。
審核操作
支持單個審核和批量審核，隻有通過和拒絕兩種操作。
如何設置免審人員名單
提前編寫好免審人員名單後，當用戶首次注冊後，會去查詢這個免審名單，如果匹配上則自動審核通過。
如果不需要免審功能，點擊關閉即可。
免審名單主要有以下幾步配置
免審名單的數據來源
和數據源建議映射字段
免審名單的更新維護
1）名單數據來源
免審名單數據來源有兩種：導入Excel 和 從工作錶獲取
Excel錶格的數據規範：
Excel錶格第一行必須是字段名稱，如下圖。
從工作錶獲取數據名單
可以從本應用選擇工作錶，也可以從其他應用中選擇工作錶。
2）映射字段
注冊用戶的信息，必須和所有映射字段的信息都完全一緻，纔可以免審。
如果收集信息配置中勾選瞭其他字段，這裏也會顯示並建立映射。例如下麵截圖中的姓名和郵箱。
如果沒有收集其他信息，隻能映射手機號字段。
2）更新維護免審名單
來源為Excel的數據
可以重新上傳名單錶格(更新)
也可以刪除已導入名單數據（刪除）
來源為工作錶的數據
名單的更新和刪除直接在對應工作錶中操作即可。
8、統計
目前支持統計 用戶注冊量和訪問量，還可以查看用戶登錄日誌。
用戶注冊量
用戶訪問量
用戶登錄日誌
9、如何通過公眾號嚮外部用戶發消息
如果記錄的數據變更後需要通知外部用戶，除瞭發送短信和郵件，還可以通過微信服務號嚮對方方式微信消息。
效果：
用戶需關注您綁定的微信服務號纔可以收到消息通知。
三、外部用戶的操作
1、個人信息設置
點擊頭像進入這個人設置頁麵，可以進行以下操作：
修改姓名、上傳頭像
修改綁定的手機號/郵箱、
設置密碼
選擇係統語言
填寫自定義字段信息
注銷賬號
退齣登錄
PC瀏覽器操作
手機端操作
2、界麵顯示
外部用戶登錄後，其實是隻進入瞭當前應用（客服工單），根據自己的角色權限，可以查看不同視圖，操作不同記錄數據。
不支持使用協作套件、通訊錄、在綫聊天等功能。
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