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外部门户

概述​

企业运营过程中,有些业务环节除了内部员工间的协作，常常需要和外部用户进行上下游协作，比如：

  • 供应商、招投标管理

  • 客户工单管理

  • 会员信息管理

  • 厂区和送货司机管理

这些管理和协作的外部用户，往往只是单一的场景需要他们参与，而且参与人数众多或临时参与。如果要求对方下载APP注册和协作，推行过程中会很大的困扰。

针对这种业务场景，我们推出了应用的外部门户功能，外部门户支持用户快速注册登录，只可操作当前应用，其他功能模块都不可见，极大的方便了外部用户的管理和使用。

外部门户的特点：

  • 1、注册登录简单快速

    • 支持通过手机/邮箱验证码快速注册

    • 支持验证码、密码、微信扫码登录

  • 2、界面简洁

    只可见当前应用，其他模块不可见，例如协作、消息、通讯录统统隐藏，界面简单不容易操作错误。

  • 3、价格低廉

    1个外部用户，1年最低5毛钱。

一、外部门户的配置和使用​

示范场景​

外部门户的可配置模块主要包括用户注册和登录方式、用户注册登录界面设置、用户邀请、审核与管理、角色权限、统计。

我们通过《客服工单》应用来演示外部门户的使用，需要实现的功能：

  • 1、用户快速注册登录
  • 2、可以提交工单
  • 3、可以修改工单内容
  • 4、有新的变更通知给用户

1、启用外部门户功能​

进入《客服工单》应用的用户模块，点击右上角启用外部门户界面。

启用后的界面：

如何关闭外部门户​

后面如需暂时关闭外部门户，可通过门户设置中关闭，关闭后外部用户不能再访问。

2、自定义门户的访问域名​

外部门户的默认访问链接为域名+应用ID，可将应用ID部分替换为自定义内容。

  • 仅支持自定义链接后缀，前面的域名不支持修改

  • 只能输入数字、字母、中划线

  • 不能以中划线开头或结束

  • 至少包含4位字母或数字

  • 不能重复，如果被别人占用会有提示

  • 删除自定义域名内容后，恢复为默认链接

3、注册、登录的入口链接和二维码​

启用后，即可看到外部门户的注册和登录的链接/二维码。

注册和登录是同一个入口，第一次登录即注册。

4、设计注册登录页面​

先把注册登录页面做好看，再让用户注册使用。 依次进入 门户设置 > 自定义登录界面配置页面相关元素。

可以配置页面的 名称、LOGO、布局、背景图或背景色。

保存后，可以手机扫码或用浏览器测试。

手机端：

PC 浏览器：

提示

左右结构只在PC Web端 有效，手机移动端始终是居中结构。

5、设置门户名称​

一个应用可能只开放一部分工作表给外部用户使用，应用名称可能不再适合对外部用户显示。

例如，应用《客服工单》，其中开放一个用户反馈表给外部用户使用，外部用户登录进入应用后，不适合显示为“工单管理”，显示“用户反馈”更加贴切。

因此，可以单独设置门户名称，显示为应用名称。

内部成员看到的效果：

外部用户登录看到的效果：

6、注册和登录方式设置​

  • 注册账号： 支持手机号和邮箱注册，作为登录账户名登录

  • 登录时： 支持验证码、密码和微信扫码三种方式登录。

1）验证码​

每次登录都通过验证码校验身份来登录，第一次登录发现还未注册，就是以输入的手机号或邮箱自动创建对应的账户并登录。

2）密码登录​

完成注册后，进入个人中心，可以设置登录密码。参考

3）微信扫码登录​

如果组织后台绑定了微信服务号，用户通过微信扫码并授权后就可以直接登录应用了。同时支持PC端扫码登录。

微信扫码授权、登录效果：

扫码登录需要是否要先关注微信服务号

启用后，如果需要授权微信扫码登录，用户必须先关注服务才可以。

第一次扫码时会跳转到关注服务号界面引导关注。

4）启用用户协议和隐私条款​

因各门户的具体业务不同收集的用户信息不同，请您务必根据公司实际业务重新上传符合规定的协议内容。

点击用户协议和隐私政策，可以编写相关内容。

用户在注册或登录时可以看到协议和条款。

5）登录两步验证​

开启后，外部用户通过账号密码或微信扫码登录后，需要额外进行验证码验证，验证通过后才能成功登录

6）允许注册的开始/停止时间​

可以设置一个时间段，只有这个时间段内才可以注册。

7）7天免登录​

外部用户登录后，7天内登录不用再输入账号密码，默认为启用状态。

关闭“7天免登录”后，外部门户登录页面不展示7天免登勾选框，同时外部用户每次登录都需要密码或者验证码。

当开启状态变为关闭后，之前已设置免登的用户继续7天内免登陆，新登录的用户每天都需要密码或验证码登录。

7、自定义访问链接​

通过配置注册方式、登录方式、角色可生成多个链接，实现外部用户个性化登录。

例如，中国的客户习惯用手机号注册，用密码和微信扫码的方式登录，国外用户习惯用邮箱+密码的方式注册和登录。

可以为国内或国外两类用户创建两个不同的登录/注册链接。在链接可以配置注册和登录方式，已经注册后加入的默认角色。

自定义链接中配置的注册/登录方式，要在门户设置>基础设置下的登录方式和注册方式中勾选。

8、设置访问应用的身份类别​

由于二维码和链接的传播性比较广，因此根据业务需要，对于访问应用的人可能需要一定的审核限制、确认身份的人才能访问应用。

支持三种身份：任何人、通过审核的人、定向邀请的人

  • 任何人： 指的是任何人获取到链接都可以登录注册后访问

  • 通过审核的用户： 开启审核机制，审核通过才可以访问应用。

    注册完成后会提醒用户需审核，审核完成后短信通知对方。

  • 仅定向邀请的用户： 向指定手机号发送邀请，可以逐个邀请，也可以导入批量邀请。

9、允许外部用户参与记录讨论​

  • 不允许讨论

    外部用户查看记录时，没有消息评论的入口的。

  • 允许讨论 - 可见全部讨论

    组织内人员和外部用户公用一个讨论，讨论的信息流放在一起。

    外部用户在PC浏览器看到的效果

  • 允许讨论 - 不可见内部讨论

    分为内部和外部两个讨论区，外部用户不可见内部讨论区。发在内部讨论区的讨论，外部用户看不到。

    内部用户看到的讨论区

    内部用户始终可以看到所有讨论。

    外部用户看到的讨论区

外部用户手机端界面效果

注意事项​

  • 如果工作表的快捷开关中关闭了记录讨论，这里也不能讨论。

  • 第1次将可见全部讨论切换为不可见内容讨论，会将历史所有的讨论归放在内部讨论区，外部用户不可见，即使是自己发表的。

有新的讨论内容，如何通知外部用户​

当有@或直接回复外部用户的内容时，因为外部用户没有APP，不能直接收到消息。需要通过微信、短信或邮件自动向对方发送通知消息，然后再进入应用交互。

1）如何开启新讨论通知

在基本设置 > 通知设置 下，开启 [有讨论消息时（被提到、被回复）通知外部用户]

通知的原理是通过工作流的能力来实现，开启后会有一个系统工作流等待配置，点击编辑工作流开始配置。

2）配置发送通知消息工作流

触发节点不用配置，只要有新的讨论有@外部用户，或回复的外部用户，就会触发流程。

然后根据需要的通知渠道，添加对应的通知节点

3）配置完成后发布流程

配置完成后，点击发布，正式启用通知流程。

然后在此应用下打开一条记录的讨论，@一个外部用户进行测试。

10、新用户注册通知设置​

  • 新用户注册、激活时是否通知管理员

    开启后，新注册的用户会以站内系统消息的方式通知到管理员。

  • 外部用户审核结果是否短信通知注册人

    审核通过或拒绝的结果是否以短信的方式通知注册的外部用户。

11、是否收集注册用户信息​

如果用户注册时需要收集必要信息，例如真实姓名、邮箱、公司、职位等信息。那么在用户第一次注册登录后，会进一步要求其填写信息才能完成用户的注册。

进入“信息收集”菜单，进行配置：

  • 勾选【收集】，则在页面中显示此字段。

  • 第一个是姓名（文本），不能修改和删除，默认不收集，如果收集则必填。

    • 如果您的应用需要真实姓名，建议勾选收集姓名字段。

  • 如需收集更多信息，添加合适的字段即可，其他字段支持排序和删除。

  • 这些信息跟着应用走，不同的应用展示的内容可能是不同的。

  • 如果注册时未填写收集信息关闭了页面，则用户是未激活状态。如果开启了审核，那么再次登录并填写了收集信息后才进入待审核状态。

注册登录后，需要用户进一步填写字段的效果：

12、消息设置​

用户登录验证码、设置密码验证码、邀请用户注册、用户的审核结果（通过/拒绝）会以短信/邮件的方式通知对方。通知内容主要包括两部分： 短信签名和内容。

1)短信通知​

自定义短信通知需要配置签名和内容两部分。短信0.05元/条，自动从企业账务中心扣费。70字计一条短信，超过70字以67字每条计费。每个标点、空格、英文字母都算一个字。短信实际发送可能有10-20分钟的延时。

签名​

短信签名在短信开头部分，每一条短信都会自动加上签名。签名不能超过20个字，且需要完成组织的实名认证才能修改签名，新的签名必须完成实名登记。

此处签名的短信场景：

  • 外部用户注册、登录时的验证码短信
  • 邀请外部用户注册的短信
  • 外部用户审核结果（通过/拒绝）的通知短信
短信通知内容​

对于邀请、审核通过、审核拒绝的短信通知，可以单独设置内容。

验证码邮件不支持配置内容

2)邮件通知​

发送邮件通知的场景主要有:

  • 外部用户注册、登录时的验证码
  • 设置密码时的验证码
  • 邀请外部用户注册
  • 外部用户审核结果（通过/拒绝）的通知

发件人邮箱地址为：sender@register.mingdao.com

点击邮件设置可以设置邮件的主题和内容：

13、查看审批流转详情​

外部用户提交的数据可能需要审批，外部用户不支持作为审批人，但是可以提交数据发起审批。

审批的流转详情可以配置是否允许用户在工作表记录中查看(仅支持通过发起审批流程实现的审批流)。

效果：用户打开记录后可以看到审批进度。

14、水印设置​

启用水印设置后，外部用户界面将显示当前使用者的姓名+手机号后4位或邮箱前缀

如下图：

15、外部用户的名片显示​

内部用户看外部人员时可能需要显示其角色名称，便于快速识别管理，外部用户之间，一般不允许互看手机号邮箱，避免信息泄漏风险。

在门户设置的名片配置中，可以针对组织内用户和外部用户分别设置可看到的信息。

支持配置的字段包含系统字段：手机号、邮箱、角色；信息收集内的字段；字段最多支持显示6个字段（不包含姓名）

效果：

二、外部用户管理​

1、外部用户的人员和角色配置​

外部人员的角色权限需要单独配置，和内部常规成员配置不在一个地方，但是角色权限的配置方法和应用角色相同，这里不再介绍。

和内部常规角色不同的是 ：

  • 外部用户只能加入一个角色

  • 外部用户角色不能直接加人，而是给人分配角色。

默认权限

需要选择一个 默认角色，用户注册后默认分配为此角色。后续可以在用户列表中调整其角色。

和常规角色的互相复制

常规角色和外部门户角配置相同，因此可以互相复制。

也可以从常规角色中复制到外部门户

2、邀请外部用户注册​

如果外部用户不允许公开注册，则可以定向邀请或导入用户。

  • 邀请人数不多时，直接点击邀请用户

  • 邀请用户较多，则可以Excel导入

    导入邀请时，请下载模板，填充数据后上传

1.免费版和付费版都赠送100个外部用户，超出数量需要购买用户数。

2.邀请注册时仅支持邀请中国大陆手机号（+86），其他地区号码邀请时不发邀请短信，可请对方直接通过外部门户链接地址主动注册。

3、外部用户信息管理​

1) 查看外部用户信息

可以通过多种维度对用户快速的定位查看：

  • 角色： 外部用户角色（非应用角色）
  • 状态： 只有三种，正常、停用、未激活
  • 字段搜索： 根据系统字段和自定义字段进行搜索
  • 字段筛选： 根据系统字段和自定义字段进行筛选
  • 列显示： 确定在用户列表中显示哪些字段，包括系统字段和注册信息收集字段。

2）编辑外部用户信息

在列表中，点击用户行右侧按钮，可以修改其角色、可用状态和自定义字段信息。

  • 可以调整用户的角色

  • 正常的用户可以修改为停用或注销

    注销就是删除账户，外部用户本人也可以主动注销。

  • 未激活的用户的操作是重新发送邀请或取消邀请

单击用户行记录打开弹窗可编辑自定义字段信息和调整状态、角色，系统字段（姓名、手机号、OpenId、注册时间）不可编辑。

单击后滑出的页面中显示的字段和列显示一致

4、微信OpenId​

在用户列表，可以显示获取到用户绑定的微信OpenId，如果为空，表示此用户没有授权微信登录，只能通过手机号/邮箱登录。

如果列表中没有OpenId列，可以通过列显示设置显示。

5、导出外部用户​

方法1： 导出列表中显示的所有用户数据，不显示的列不会导出。

如果需要导出所有外部用户数据，角色请选择所有角色，不要进行搜索和其他筛选。

方法2： 勾选部分用户导出

6、调整外部用户状态/删除外部用户​

对于外部用户的账户，可以进行启用、停用和注销（删除）几种操作。

  • 单个用户操作

    对于单个账户的操作，可以直接切换为正常状态或停用状态，或注销删除（即删除账户）

  • 批量操作

外部用户本人也可以主动注销。

7、用户审核和免审名单​

如果可访问应用身份是审核过的用户，则新用户注册后需要让管理员审核。

也可以提前设置好免审名单，用户注册后自动通过审核。

审核操作​

支持单个审核和批量审核，只有通过和拒绝两种操作。

如何设置免审人员名单​

提前编写好免审人员名单后，当用户首次注册后，会去查询这个免审名单，如果匹配上则自动审核通过。

如果不需要免审功能，点击关闭即可。

免审名单主要有以下几步配置

  • 免审名单的数据来源

  • 和数据源建议映射字段

  • 免审名单的更新维护

1）名单数据来源

免审名单数据来源有两种：导入Excel 和 从工作表获取

  • Excel表格的数据规范：

    Excel表格第一行必须是字段名称，如下图。

  • 从工作表获取数据名单

    可以从本应用选择工作表，也可以从其他应用中选择工作表。

2）映射字段

注册用户的信息，必须和所有映射字段的信息都完全一致，才可以免审。

  • 如果收集信息配置中勾选了其他字段，这里也会显示并建立映射。例如下面截图中的姓名和邮箱。

  • 如果没有收集其他信息，只能映射手机号字段。

2）更新维护免审名单

  • 来源为Excel的数据

    • 可以重新上传名单表格(更新)

    • 也可以删除已导入名单数据（删除）

  • 来源为工作表的数据

    名单的更新和删除直接在对应工作表中操作即可。

8、统计​

目前支持统计 用户注册量和访问量，还可以查看用户登录日志。

  • 用户注册量

  • 用户访问量

  • 用户登录日志

9、如何通过服务号向外部用户发消息​

如果记录的数据变更后需要通知外部用户，除了发送短信和邮件，还可以通过微信服务号向对方方式微信消息。

效果：

用户需关注您绑定的微信服务号才可以收到消息通知。

点此查看流程配置

三、外部用户的操作​

1、个人信息设置​

点击头像进入这个人设置页面，可以进行以下操作：

  • 修改姓名、上传头像

  • 修改绑定的手机号/邮箱、

  • 设置密码

  • 选择系统语言

  • 填写自定义字段信息

  • 注销账号

  • 退出登录

  • PC浏览器操作

  • 手机端操作

2、界面显示​

外部用户登录后，其实是只进入了当前应用（客服工单），根据自己的角色权限，可以查看不同视图，操作不同记录数据。

不支持使用协作套件、通讯录、在线聊天等功能。