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提交表单和存入草稿箱的相关配置

在创建记录时，您可能经常遇到以下场景需求：

  • 在创建记录时，填写部分数据后不需要正式提交，需要存储草稿，后面确认后从草稿箱内打开并完善后再正式提交。

  • 在创建记录时，有时为了更加符合业务场景，需要修改提交按钮名称，让操作人更容易理解，例如，“提交”改为“提交保存”。

  • 有时在提交表单后（创建一行新纪录）可能也需要不同的动作，如:

    • 提交后需要继续添加第2条记录，不需要关闭创建页面

    • 提交后需要继续添加的第2条记录，内容和第1条很多字段相同，最好能同时保留第一条的填写的内容，或保留部分字段内容。

    • 创建记录后直接打记录详情，我需要点击按钮触发工作流，或者发布记录评论

    • 每次只能创建一条记录，其他按钮隐藏

以上场景需求均可以通过表单设置实现。

设置入口​

应用管理员进入表单编辑页面，然后依次点击“表单设置” > “提交表单”。

主要设置以下5项：

  • 1.创建记录时的标题

  • 2.存入草稿按钮

  • 提交按钮的文案和动作

    • 3.常规提交按钮的文字和提交后动作(按钮1)

    • 4.继续提交的按钮文字和提交后的动作(按钮2)

    • 5.是否允许保留上次填写的内容选项(按钮3)

1、表单标题设置​

创建记录时，显示在页面左上角的内容。例如设为"提交新工单"。

在创建页面显示效果:

设置记录名称也可以改变这里的内容，它们的优先级如下：

表单标题 > 记录名称 > 记录(默认)

以工单表为例，创建记录时的标题可能会有以下3种显示：

  1. 提交新工单(设置了表单标题)
  2. 创建工单（没有设置表单标题，记录名称为工单）
  3. 创建记录（既没有设置表单标题、也没有设置记录名称）

2、AI填写​

开启“AI填写”后，在新建记录页面“AI填写”按钮，可以通过上传文字、图片或文档，AI 将自动解析并填写字段。

关闭后，在新建记录页面不显示“AI填写”按钮（手机端显示为紫色相机图标）。

用户界面：

效果参考。公开表单不支持AI填写功能。

3、记录草稿功能​

开启草稿功能后（新工作表默认都是开启状态），在创建记录页面就会显示存入草稿的按钮。

开启/关闭路径： “页面设置” >“提交表单” > “存草稿”

新增记录时填写部分字段内容后，点击"存草稿"按钮后，当前填写的数据就会存入草稿箱。

草稿箱入口：

在草稿箱可以打开历史草稿，编辑后可以继续存入草稿或正式提交。

草稿记录的一些处理逻辑​

  • 用户只能看到自己创建的草稿数据
  • 草稿箱的记录数据不能被获取到（工作流获取记录，查询工作表、API调用时）
  • 草稿记录选择的人员不发送人员通知（拥有者、人员字段）
  • 草稿记录不触发工作流
  • 存草稿时错误不进行校验（必填、唯一值、格式、业务规则等）
  • 草稿箱每表每人最多存放10个草稿
  • 草稿数据不占用工作表记录数量。
  • 草稿中的附件计入附件上传量

4、常规提交按钮的设置​

这个按钮是始终显示的，不能隐藏，但是可以改名称或设置点击后的动作。

  • 按钮名称修改

    按钮可以修改名称，可以根据提交后的动作命名，例如“提交并关闭”，或“提交后继续创建”。

  • 选择点击按钮后的动作，有以下三种效果：

    • 关闭弹层

      提交后关闭弹窗，操作结束。

    • 继续创建下一条

      提交后，创建页面不关闭，继续创建新的记录

    • 打开刚刚创建的记录

      提交后，基于某个视图直接打开新建的记录，可以发布评论或点击自定自定义动作。记录详情页的显示字段和按钮都按视图配置显示，选择不同视图时打开记录的效果也会不同。

5、继续创建按钮设置​

继续创建按钮是一个辅助按钮，不需要时可以隐藏。也可以修改名称和设置点击后的动作的。

例如，常规按钮设置为单次提交，即提交后关闭，如果需要多次提交，则点击继续创建按钮。

6、继续创建时保留上次填写内容​

在添加记录时，有时需要连续创建多条，但是每条记录的内容很多字段又重复，只需要修改个别字段即可，这时就可以使用此功能。

保留上次提交内容的范围有两种：

  • 支持保留所有提交内容

  • 保留指定指定字段的内容

保留的方式有两种：

  • 显示“保留上次提交内容”选项，由用户决定是否保留

    会显示一个勾选框，用户勾选了，再点击继续创建时会保留提交的内容

  • 无需询问，自动保留

    点击继续创建，自动保留提交的字段内容

效果演示：

表1：保留全部内容，且需要用户决定是否保留

表2：保留指定字段内容，且自动保留

注意：保留上次提交内容的功能，只有点击"继续创建"按钮才有效。

保留上次提交内容的生效场景：

  • 手动点击继续创建按钮时

  • 文本、附件、关联记录等字段在APP端开启了"提交后继续创建下一条"时

7、提交时二次确认​

点击提交按钮时，可以进行二次确认。确认提醒内容和按钮支持自定义。

效果：

8、提交记录后立即触发工作流​

记录创建后，默认等待5秒触发工作流，如果需要立即执行工作流，来更新记录的数据，可以开启此功能，提交后立即执行工作流，如果新记录有数据更改，会自动刷新记录数据（提交后打开记录详情）。 支持立即触发的流程方式包括新增记录触发、新增或更新时触发。

在立即触发流程后，最多等待10秒，如果用户打开了新记录的详情页，会自动刷新内容。

此功能仅作用在通过创建按钮的添加记录的方式，其他方式如导入记录、工作流创建记录、API创建记录等在创建记录后，依然等待5秒触发工作流。

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