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组织数据安全配置指南

组织安全配置用于统一管理成员加入、通讯录可见范围、数据访问、敏感信息保护和成员功能权限，帮助组织降低数据泄露、越权访问和高风险功能误用的风险。

管理员可在【组织管理】>【安全】中集中配置用户加入规则、通讯录可见范围、成员信息显示、屏幕水印、API/CLI 访问策略、API 网络代理、字段加密规则、成员功能管控和密码免验证策略等功能。

用户加入规则​

在组织管理 > 安全 > 通讯录 > 用户加入规则 中，管理员可以统一配置人员入站的审核机制、搜索入口及身份信息采集项。

  1. 人员加入审核

    系统根据邀请来源和安全策略，采取不同的审核逻辑：

    邀请审核： 开启后，非管理员邀请的人员在注册加入时需经管理员审批；若关闭，则人员填写信息后可直接进入。

    免审加入： 由管理员直接通过指定手机号或邮箱发起的邀请，人员注册后无需审核。

    强制审核： 通过“公共邀请链接”或“搜索组织门牌号”申请加入的成员，系统默认始终需要管理员审核。

  2. 搜索加入（门牌号）

    开启： 允许外部用户通过搜索组织门牌号（如：EU8898）找到本组织并主动提交加入申请。

    关闭： 隐藏组织搜索入口，则无法通过门牌号主动申请加入。

  3. 身份信息采集

    管理员可以自定义人员申请加入时必须填写的字段。仅勾选开启的项目（如：部门、职位、工作地点、工号等）会在申请页面显示，确保入站信息的标准化。

通讯录可见范围设置​

在 组织管理 > 安全 > 通讯录 > 通讯录可见范围中，管理员可以根据组织架构的私密性要求，灵活设置成员查看通讯录的权限。

限制规则说明​

系统提供以下三种策略来控制通讯录的可见性：

  • 限制查看外部门

    被选中的人员仅能查看本部门的成员及架构。支持配置白名单（免除限制的人员）以及指定额外的外部门可见范围。

  • 限制查看所有人

    被限制的人员将无法查看组织内任何通讯录信息（包括人员和部门架构）。支持单独添加“指定可见人”以满足特定的协作需求。

  • 对所有人隐藏

    将特定用户在组织通讯录中完全隐藏。其他成员在添加应用成员、邀请入群或进行记录讨论（@提及）时，均无法搜索到此人。

    注意： 此规则仅支持按“用户”维度添加，不支持按部门、职位等批量设置。

场景1：限制查看外部门​

张明（在研发部）和销售部的人 不能查看其他部门的通讯录，但是可以查看人事部的人和财务部的会计姚芳。 此场景选择的是限制查看外部门规则。

1、新建规则

2、在【只允许查看本部门通讯录】下 选择 张明 和 销售部。

3、在【额外可见的成员】下添加人事部和姚芳。

（需要说明的是，姚芳所在的财务部门被过滤隐藏了，因此需要在通讯录的所有联系人才能看到刘兰）

白名单​

如果限制的范围选择了部门或者组织角色，那么再选择一个小范围内的人员设置为白名单，白名单的人不受查看规则限制。

例如，组织的超级管理员在销售部，那么应该将管理员加为白名单，不然管理员也会受到查看限制，对其管理工作很不方便。

场景2：限制查看所有人​

如果您的代理商也加入了组织，那么代理商之间就是“同事”关系，是可以互相聊天和查看通讯录的，这是一般是不允许的。我们可以通过 限制查看所有人 规则来限制这些代理商不能看其他任何人的通讯录信息。

1、新建规则

2、在【限制查看所有人】下 通过组织角色，选择代理商。 如有有些特别代理商不限制，则可以通过白名单将其排查在外。

3、在【额外可见的成员】下添加指定可见的人，除了这些人，其他人都不可见。

通讯录隐藏作用范围​

1、通讯录中，按所有查看和按部门查看时会过滤看不到的人和部门

2、动态或讨论中，@选择人，会过滤看不到的人

3、添加成员的弹窗中，会过滤看不到的人和部门

生效优先级举例​

单个成员和所在部门​

单个成员的规则要优先于所在部门的规则。

例如， 规则1 中  小明 可以看到 人事部；规则2中，小明所在的部门看不到人事部。

那么最终，小明是可以看到人事部的。 

上级部门和下级部门​

  • 设置1：仅设置了上级部门，没有设置下级部门

    如上图规则中，只勾选研发部 ，那么研发部的权限和子部门是一样的，即子部门继承了上级部门的查看范围。 研发1组、研发2组、研发部三个部门的人都是只能看到这三个部门的通讯录。

  • 设置2：规则中即勾选了上级部门，也勾选下级部门

    如上图，同时勾选了研发部和研发1组，那么研发1组需要遵循自己的规则。

    • 研发部能看到的人：[研发部、研发1组、研发2组]

    • 研发1组能看到的人：[研发1组]

    • 研发2组能看到的人： [研发部、研发1组、研发2组]

3、成员存在多部门的问题​

  • 有一个部门没有被限制，则不被限制

    小明 既在销售部也在市场部。 如果销售部门被限制，市场部没被限制，那么小明依然可以查看所有的通讯录。 即选择可见范围最大的原则。

  • 所在部门都被限制，可见范围取合集。 

    规则1：销售部 可以额外看到人事部 和小丽。

    规则2：市场部可以额外看到  研发部。

    那么小明最终可以看到的范围是[人事部，研发部，小丽]

成员信息显示​

在 组织管理 > 安全 > 通讯录 > 成员信息显示中，可以设置组织成员互相查看个人资料和名片层时显示的信息。

  • 若成员在个人账户页面的【隐私】标签页中将手机号或邮箱设为“仅自己可见”，他人将无法查看。

  • 成员存在多部门或多职位时，系统将展示该成员的全部部门与职位信息

个人资料主要是查看通讯录或个人动态页面时显示的信息：

名片层 是指在应用内通过成员头像查看对方资料的信息层。

  • 若某字段为空，则不展示该字段。

  • “部门”支持两种展示方式：仅显示所在部门，或显示部门路径

应用访问策略​

通过应用访问策略，可以根据成员的 IP、请求头、域名或客户端 等条件，限制成员对应用的访问，并针对受限应用配置白名单和其他访问限制。

路径：【组织管理】> 【安全】 > 【数据与访问】>【应用访问策略】，点击【新建策略】，配置访问条件和执行动作。

仅支持私有部署

条件：选择策略的匹配条件，支持：IP、请求头、域名、客户端

动作:设置满足条件时的访问权限：

  • 禁止访问应用：满足条件的成员禁止访问应用，可添加应用到白名单，使其允许访问。
  • 允许访问应用：满足条件的成员允许访问应用，可添加应用到黑名单，使其不允许访问。

高级设置：

可针对受限应用进一步限制以下访问方式：

  • 禁止公开访问：对受限访问应用，同时失效其公开分享、表单及查询链接及工作流中获取链接的对外分享链接

  • 禁止跨应用关联数据：对受限应用，同时拦截其跨应用的数据引用

附件下载限制​

通过附件下载限制，可以根据成员的 IP 或设备类型，限制成员下载应用中的附件，并可通过白名单允许指定成员下载。

路径：【组织管理】> 【安全】 > 【数据与访问】>【附件下载】，设置限制下载的访问条件。

仅支持私有部署。

限制类型：支持按 IP 和 设备类型（PC 端、移动端） 限制附件下载。满足设置条件的成员将无法下载附件。

白名单：可添加不受上述条件限制的成员，白名单中的成员始终允许下载附件。

屏幕水印​

屏幕水印用于在组织后台管理页面、应用视图和工作表界面显示水印信息，帮助降低截图、拍照等场景下的数据外泄风险。

开启或关闭水印

操作路径：管理员点击系统右上角头像 >【组织管理】>【安全】>【数据与访问】，在【屏幕水印】项中开启或关闭水印功能。

开启后，可设置水印显示内容。水印内容可由姓名、手机号后四位、邮箱、组织名称组成，也支持输入固定字符，最长显示 20 个字符。

水印显示范围​

屏幕水印并非在所有页面中显示。开启后，主要在以下页面显示：

  • 组织管理后台的所有页面
  • 应用中显示用户数据的页面
    • 首页
    • 新增记录页面
    • 编辑记录页面
    • 视图页面（记录列表页面）
    • 自定义页面
    • 用户管理（包含外部门户管理页面）
    • 工作流列表页面

应用内的表单配置、工作流配置不显示水印。

自定义页面保存为图片时支持水印。附件图片的预览和下载也支持水印设置，详情请参考附件字段水印

水印显示效果

API 访问策略​

可以限制组织下的成员能否通过平台级 OAuth 应用和个人访问令牌的方式直接调用 API，降低组织数据的泄露风险。

操作路径：管理员点击头像进入【组织管理】 > 【安全】 > 【数据与访问】，在API 访问策略中启用允许的方式。

CLI 访问策略​

可以控制是否允许 CLI 工具以用户身份访问本组织数据，保障组织数据安全。

操作路径：管理员点击头像进入【组织管理】 > 【安全】 > 【数据与访问】，在CLI 访问策略项中启用允许的方式。

关闭后，将禁止 CLI 工具以用户身份权限访问组织数据。

API网络代理​

通过配置 API 网络代理，组织内的应用可以经由指定的代理服务器转发外网请求，满足企业内网环境的安全审计及访问需求。

  1. 开启并设置

    管理员点击头像进入【组织管理】 > 【安全】 > 【数据与访问】，在功能列表中启用 [API网络代理]。

    如果代理服务器仅配置了http，则发起https请求时忽略代理设置；反之亦然

  2. 应用场景

    配置完成后，在以下功能模块中可勾选“使用组织代理”：

    • 发送API请求节点

    • 集成中心的API请求参数配置页

字段加密规则​

业务数据中有些是比较私密的内容，可能需要进行单独的加密，如：客户账号、身份证号、银行卡、手机号、电话、邮箱、密码等。加密后，以密文的方式被存储至数据库中，在查看数据时，根据规则进行解密明文显示。

  1. 新建规则：

    在给字段加密前，组织管理员需要先配置可用的加密规则。

    在组织管理，依次进入【安全】 > 【数据与访问】 ，在页面功能列表中点击"加密规则"，进入管理页面，可以新建和管理加密规则。

    加密规则主要包含： 加密方式、密钥。同一个加密方式支持多次添加。

    支持4种加密方式： AES128、AES192、AES256、SM4。

  2. 规则管理

    每个组织自动创建一个默认加密规则（加密方式AES，密钥随机生成），组织下的超级管理员可以继续创建加密规则（设置加密方式、密钥）。

    • 系统创建的加密规则不能修改、删除
    • 可设置默认加密规则
    • 加密规则支持开关

    对于单个加密规则，可以修改名称，或查看使用此规则的字段

  3. 字段中启用加密规则

    加密规则创建完成后，在工作表的字段中就可以选择启用的规则了。详情参考字段加密

密码免验证策略​

在审批和自定义按钮中，可以配置密码验证，如果密码验证后，想1个小时内免验证操作，可以开启免密验证。

在组织管理后台，依次进入【安全】 > 【功能】 > 【密码免验证策略】，可启用"操作免验证"功能。

  • 开启后，全组织下的自定义按钮、审批配置了登录密码验证的地方，用户可以勾选是1小时内免密验证操作。

  • 关闭后，全组织下的自定义按钮、审批配置了登录密码验证的地方必须每次验证密码后方可继续操作。

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