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发起审批流程

一、快速配置一个审批流程​

场景示例： 申请人提交一个付款申请，付款金额小于1000元只需部门负责人审批，付款金额大于等于1000元需要增加总经理审批。审批通过后，抄送给申请人直属上司。

  1. 创建工作表事件触发的工作流

  2. 添加发起审批流程节点

    选择创建新的流程：

    从已有审批流程复制是指：从其他流程中复制已经配置好的流程审批结构，复制后只需重新选择审批对象、审批人即可。

    添加审批流程后，可以修改流程的名称

    整个"发起审批流程"节点可以看做为一个子流程，在这里面可以放置审批、填写、抄送等审批业务，这些操作一起组成审批流程，并最终有一个审批结果（通过、否决、撤回、中止）

  3. 配置审批流程的发起节点

    主要配置有:

    • 发起节点的名称

    • 要审批的数据对象，也就是要审批哪条记录

    • 谁当做发起审批的人，一般是记录的创建人，或触发流程的人

    • 可以配置是否允许发起人撤回

    • 审批人的自动通过的3种场景

  4. 添加第一步审批人：部门负责人审批

    在审批流程中添加一个审批动作，并配置此审批人和审批时的相关设置

    审批动作的详情介绍，请参考

    在审批流程中，还支持其他节点，主要为：

    • 人工处理节点， 如审批、填写、抄送

    • 逻辑分支节点

    • 数据的获取和计算节点

  5. 添加分支节点使不同付款金额用不同的审批人

    由于付款金额大于1000元，需要增加总经理审批，则需要通过分支节点来时不同的分支流程。

  6. 在大于1000元的分支中添加总经理审批

  7. 根据审批结果，设置不同动作

    只有在审批节点后才能显示和添加审批结果分支。

  8. 完善节点和流程名称并发布流程

  9. 提交一个付款记录测试审批流程

二、如何在工作表中查看和处理审批流程​

当前审批的流程状态、审批人、流转图等信息，可以直接显示到视图中，在查看记录时，直接显示流程状态，或进行审批处理,如下图：

1)工作表中启用审批系统字段和流程​

进入工作表的功能开关页面，启用审批系统字段和审批流转图。

审批的系统字段是指：在视图上呈现流程名称、流程状态、节点负责人、节点开始、剩余时间、发起人、发起时间、节点开始时间。

也可以在第一次发布审批流程时直接开启

2)在列表视图中显示审批系统字段​

进入视图配置页面，然后在显示列字段中，将审批系统字段改为启用。

配置完成后，即可通过工作表查看和处理审批流程。

审批系统字段不能被工作流修改，也不能手动修改，只有审批操作时自动更改。

3)审批的流程状态都有哪些​

审批的流程状态主要是： 进行中、通过、否决和中止4种。

但是在工作表视图下，为了清晰的显示当前流程的进度，进行中的状态会显示为当前所处于的审批节点名称。

例如：第一步审批节点名称为： 直属上司审批、第二步审批节点名称为总经理审批。当流程处于直属上司审批或总经理审批时，状态字段会显示为直属上司审批，或总经理审批，而不会显示为进行中。

审批流程配置：

流程状态：

三、发起审批节点配置说明​

点击发起审批节点，配置发起人、发起的记录、待办标题、发起人的可用操作等功能。

1、修改发起审批节点的名称​

定义好发起审批的节点名称，在审批流程列表、通知提醒、打印等地方都会显示此名称。

例如，审批打印时显示的节点名称。

2、发起审批的数据对象​

可以选择前面的记录节点作为要审批的对象。

3、待办标题​

设置待办标题后，在流程待办列表、审批的记录详情页、审批的通知消息中都显示为设置标题。如果不设置，则显示为记录标题。

待办标题支持固定内容和字段拼接成标题显示。

效果：

4、选择发起人​

如下图，审批流程的发起人并非一定是主记录的触发者，前面讲到，发起审批流程可当做是一个“子流程”，发起人就是为“子流程”设置的“触发者”。

发起人必须从审批的记录中选择一个人员。

5、发起人操作​

发起人提交审批后，可以进行撤回、催办、查看审批意见等操作，通过配置可以给发起人需要的权限。

  • 1)允许发起人撤回

    勾选"允许发起人撤回"后，流程还未结束时可以撤回。还可以设置当XX审批后，就不再允许撤回，如果不选择，只要流程没有结束，都可以撤回。

    发起人撤回后，可以重新发起审批。需要统一设置重新提交时的审批方式： "重新执行流程"或"回到当时撤回节点"(撤回时是CEO审批中，重新提交直接到CEO审批)。

  • 2)允许发起人催办

    勾选后，发起人可以点击催办按钮，提醒当前审批人尽快审批。

    催办、撤回和.o,k/pl重新发起的操作路径:

    • 可以打开记录直接在审批卡片中操作

    • 也可以通过“待办”-“我发起的”中进行操作

  • 3)允许发起人查看审批意见

    可以指定发起人可查看哪一步的审批意见，哪一步审批不可查看。

6、发起人为空时的处理方式​

发起人选择一个成员字段，可能为空，没有对应的发起人，这种情况可以设置一种方式让流程继续执行或结束。

  • 自动进入下一个节点

  • 由流程拥有者代理

  • 由指定人员代理

  • 流程结束

7、审批/填写人为空时的处理方式​

在此处，为审批流程内具体的审批节点/填写节点设置一个默认的处理方式， 如果审批/填写节点 内也设置了为空的办法，则按节点设置为准，如果节点内没设置，则按此处的设置为准。

当没有上级负责人时，由本级进行处理​

指在审批流程中当审批人员设置为直属上司或上级部门负责人时，如果发起人没有直属上司或上级部门时，勾选后，由本级处理。

  • 如果当前人员没有直属上级，则由本人自己处理；

  • 如果当前人员、部门没有上级部门，则由本部门负责人处理。

未勾选"当没有上级负责人时，由本级进行处理"时，则按审批人“为空”处理。

8、允许审批人撤回上次审批结果​

当前某个审批节点正在进行中，且无人处理时。上一个审批节点的审批人再次查看流程时可以撤回重新审批。

9、验证审批人记录的查看权限​

  • 勾选后

    会验证审批人在工作表中是否有查看权限，如果没有权限，则不能查看记录内容，也不能审批，但可以"转交给流程拥有者处理"。

    批量操作不受此配置影响，审批人始终可以进行审批操作。

  • 不勾选

    根据审批节点的字段配置，审批人可以进行查看和审批操作。

10、启用邮件通知​

启用邮件通知后，审批结果会以邮件的形式发送给发起人。邮件费用将自动从企业账户扣除。

在“字段设置”中选择的摘要字段会在邮件中显示。

邮件中如果发送附件，附件总大小不能超过50M。

11、审批流程拥有者​

前面讲到，发起审批流程是一个独立的流程，可以单独配置流程的拥有者

流程拥有者在发起人、审批人、填写人为空时，可以指定其代理处理。

12、自动通过​

  • 发起人无需审批自动通过

    如果发起人和审批人是同一个人可以自动通过，如果不勾选，则需要等待发起人审批一次。

  • 已经审批过的审批人自动通过

    流程中有多个审批节点，例如，审批节点1》审批节点2》审批节点3》审批节点4.

    如果审批节点1和审批节点4的审批人是同一个人，那么审批节点3审批通过后，到审批节点4 这一步就可以自动通过审批了，因为他在第1步已经通过了。

以下情况不会自动通过:

如果前面勾选了自动通过，当遇到下面情况时，不能自动通过。

  • 必填字段为空时

    当前审批人需要必填以下字段，如果当前字段的值为空，则不能自动通过，必须填写，如果必填的字段不为空，还可以自动通过。

  • 设置为必须审批的节点

    如果当前审批节点被选择了必须审批的节点，即使审批人前面已经审批过，依然需要再次审批。

13、字段设置​

在字段设置栏中，可分为为发起人和审批人配置字段的显示效果。

  • 当审批被发起人撤回或退回给发起人，发起人重新提交审批时，设置其可查看、编辑、必填的字段

    如果这里没有设置，则按发起人在表单中的权限显示记录。如果发起人直接通过工作表打开记录，则按角色权限显示字段。

    查看、编辑、必填的字段配置，仅对发起人有效。

  • 摘要字段

    勾选的摘要字段会显示在审批待办列表和邮件审批通知中，让审批人快速知晓关键信息。审批节点中可以单独配置摘要字段，新增审批节点时默认此处的配置。

14、打印模板​

通过审批查看记录时，支持按照指定的模板进行打印。

  • 选择工作表中设计好的模板，支持word模板、Excel模板和系统模板。不支持二维码和条形码打印模板。

  • 选择的打印模板支持拖拽排序，用户在打印时按照排序显示模板

  • 勾选"系统打印模板"后，选择的系统打印模板才能被使用

查看审批时进行打印：

四、退回到发起人时自动更新数据​

在审批时，审批人可以进行退回，可以退回给发起人，也可以退回给前面的某个审批人，如果退回给发起人时，可以自动修改一些字段内容，如状态改为“已退回”

退回给审批人时需要修改数据，需在具体的审批节点中配置

五、如何获取审批人的操作明细​

有时需要将审批记录通过体现在工作表字段中，在[发起审批流程]中，支持获取审批详情，并写入到子表或关联表中。

1、在审批表中建立子表/关联表​

2、在发起审批流程节点配置字段映射​

审批的操作明细主要有以下字段：

  • 节点名称：每个审批节点自定义的节点名称
  • 操作对象id：审批记录的记录ID
  • 操作人：当前审人
  • 进入时间：进入审批节点的时间
  • 操作时间：当前审批人的审批时间
  • 操作：审批结果（通过、否决）
  • 备注：意见
  • 签名

通过[发起审批流程]搭建的审批流程，无需为每个审批节点单独获取操作明细。

3、效果​

• 或签：只写入实际执行人的那条（注意：或签时可以加签，因此新增的时候可能不止1条）

• 会签：按照审批人数量全部写入，包括无需审批的负责人（按比例通过时）

• 按部门逐级审批：每一级审批结束后进行新增

六、工作流中如何使用审批流程的审批结果​

审批流程最终会有一个确定的审批结果：通过、否决、撤回和中止。

在审批流程处理完毕后，如果工作流需要根据审批结果走不同自动化处理，可添加分支节点来实现。

添加的分支节点要在"发起审批流程"节点外添加

七、如何配置并行审批流程​

在审批流程内，支持两种分支流程：唯一分支审批流程和并行审批流程

唯一分支： 按照从左往右的顺序只执行第一个符合条件的分支。

并行分支： 同时执行所有满足条件的分支，当所有分支都完成后再继续进行分支外的节点。任何一个分支否决时，则整个流程否决。

例如：合同提交后，需要财务、法务、行政负责人不分先后同时进行审批，当所有节点都审批通过后才会进入下一步审批节点，此时可以配置为并行分支。

新建的分支默认为唯一分支类型，点击可切换为并行分支。

并行的审批在查看流程时，会同时出现对应的审批卡片

八、审批流程管理​

本应用内，通过【发起审批流程】节点配置的流程，也会统一归类在工作流的审批流程下，在这里可以看到审批流程的具体详情和运行历史。

九、如何复制已有的审批流程​

有时，不同业务的审批，审批人和审批流程可能也会相同，所以，如果有流程相同的审批流程已经建好，就可以直接复制过来使用。

  • 复制后的流程为新的审批流程

  • 复制流程不会复制审批的记录数据，相关配置需要重新配置，如选择了记录中的字段，审批人时选择了记录的成员字段等都需要重新配置

  • 可以从其他应用中复制流程