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视图、记录的公开分享

工作表的视图、记录支持对外分享，获得链接的所有人都可以查看视图数据和记录详情。

记录中@别人时，可以基于数据安全，让非成员是否可见记录详情。

视图分享​

在“编辑表单” - “更多设置” - "公开分享" 页面的"视图"页签中，可以开启或关闭视图的分享功能。

  • 开启

    • 可设置允许分享的视图

    • 可设置允许分享的用户

  • 关闭

    关闭后，所有视图都不能对外分享。已对外分享的链接将失效。

注意：

  • 不同分享人获取到链接是不同的。

  • 通过链接查看到视图数据为分享人的可见数据

微信分享卡片​

将视图分享到微信用户时，可以设置分享卡片的标题、描述和图标。

  • 标题： 默认表名称-视图名称，如：任务-表格视图
  • 描述：仅支持手动输入固定值
  • 自定义图标：默认取视图的icon；可以上传自定义

配置如下：

分享操作和效果：

  1. 微信扫码分享二维码

  2. 分享给微信好友

记录分享​

在“编辑表单” - “更多设置” - "公开分享" 页面的"记录"页签中，可以开启或关闭记录的分享功能。

  • 开启

    • 可设置允许分享的用户

    • 可设置允许分享记录的视图

  • 关闭

    关闭后，所有视图下的记录都不能对外分享。 已对外分享的链接将失效。

注意：

  • 不同分享人获取到链接是不同的。

  • 通过分享链接看到的记录内容，和分享人看的一样

  • 每条记录可以单独关闭分享，不影响其他记录。

微信分享卡片​

将记录分享给微信用户时，可以设置分享卡片的标题、描述和图标。

  • 标题： 默认记录标题，可以选择一个字段内容
  • 描述：以选择一个字段内容
  • 自定义图标：默认取视图的icon；可以上传自定义

配置如下：

分享操作和效果：

  1. 微信扫码分享二维码

  2. 分享给微信好友

记录讨论中被@人的权限​

在某一视图中打开记录详情并发表讨论时，若在讨论中 @ 某成员，系统会向其发送通知。通知链接包含 操作视图 与 目标记录 的信息。被 @ 成员能否通过通知查看记录详情，遵循以下规则：

默认规则： 如果用户有工作表权限，允许以只读方式查看记录

只要其在该工作表下拥有 任一视图的可见权限，即可通过通知 只读 查看该记录。

说明：通知链接用于定位，不代表拥有该特定视图权限。

不允许查看

  • 该成员对操作视图无可见权限时， 不能查看记录

  • 该成员可见操作视图，但视图下该记录不可见，依然不能查看记录。

无法查看时，页面将提示：“记录无法查看”。

备注：此配置对关注者的新讨论通知，和成员字段【加人时发送通知】中的消息链接同样生效。